فصل ۱۸ – آگهی های ثبتی و اجرایی
۲۸۱
تكلیف متصدی تنظیم اظهارنامه و آگهی ها و تطبیق آگهی ها
بند ۲۸۱- متصدیان تنظیم اظهارنامه و پیش نویس آگهیها و تطبیق وكنترل و غلط گیری باید، دقت نمایند تا اشتباهی رخ ندهد. در صورت وقوع اشتباه متصدیان مربوطه باید ضمن گزارش برای طرح در هیأت نظارت تاریخ وقوع
اشتباه و نام اشتباه كننده را بمنظور تعقیب قانونی صریحاً ذكر نمایند.(بند ۴۲۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).
۲۸۲
تنظیم دفاتر جهت آگهی های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و اجرائی
بند ۲۸۲- بمنظور جلوگری از مشكلات مربوط به آگهیهای ثبتی و اجرائی اعم از اشتباه در ذكر شماره ملك یا نوع آ” و مشخصات مستدعیان ثبت یا مال و مبلغ و روز مزایده و سایر جهات و رعایت مقررات مربوطه تاریخ و
ترغیب انتشار آگهی مذكور در روزنامه ها و همچنین حفظ و نگهداری آگهیها و روزنامه ها حاوی آنها كه در آینده از لحاظ تسریع در رسیدگی به پرونده ها و اتخاذ تصمیم قانونی حائز اهمیت میباشد، لازم است از تاریخ وصول این دستور:۱- برای ثبت و كنترل آگهی ها دو دفتر- یكی بری آگهیهای ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و یكی هم برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی تشكیل داده و در مركز برای تصدی و كنترل آگهیهای ثبتی یك نفر و برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی یكنفر از كارمندان خود را با صدور ابلاغ كتبی منصوب نمائید و در ثبت مناطق و شهرستانها تصدی و
كنترل آگهیهای ثبتی نیز بعهده یكنفر از كارمندان و امور مربوط به آگهیهای اجرائی را كه چندان زیاد نیست بعهده متصدیان امور اداری و در دوایر و شعب تابعه بعهده رؤسال ثبت اجراء محول نمایند.۲- هر یك از متصدیان مذكور مكلفند در موقع خود به كلیه مطالب مندرج در آگهیهای ثبتی و اجرائی برحسب مورد از لحاظ انطباق موارد مذكور در آنها با مقررات مربوط از هر جهت دقیقاً رسیدگی و پس از اطمینان بصحت مندرجات آگهی هم از حیث صحت عبارات و هم از جهت تطبیق آن با مقررات و پرونده امر متن آگهی مربوط به امور ثبتی را در دفتر مربوط به آگهیهای ثبتی و اجرائی را در دفتر مربوط به آگهیهای اجرائی با قید ترتیب و تاریخ انتشار و ذكر سایر خصوصیات با استفاده از وسائل موجود و سهل ترین روش ممكن در دفتر مربوطه خود ثبت نموده و ذیل دفتر صحت وتطبیق آنرا با نسخ دیگر صریحاً تصدیق و امضاء نمایند و نسخه مربوطه را
برای درج و انتشار به روزنامه ای كه برای این كار تعیین و معرفی شده ارسال دارند.۳- متصدیان نامبرده مكلفند با تماس مرتب با دفتر روزنامه ناشر آگهی اقدام لازم برای دریافت روزنامه معمول و حتی در موارد استثنائی ولو ب خرید یك شماره روزنامه حاوی آگهی را بررسی و با
دفتر تطبیق نموده، چنانچه آگهی صحیحاً درج و منتشر شده است مراتب را با ذكر شماره و تارخ روزنامه در دفتر مربوط گواهی و امضاء نمایند و در صورتیكه احیاناً اشتباهی در مندرجات روزنامه رخ داده باشد با در نظر گرفتن مقررات مربوطه به اشتباهات مراتب را فوری جهت طرح در هیئت نظارت و صدور دستور مقتضی گزارش و نتیجه حاصله را نیز در دفتر منعكس و امضاء نمایند.۴- در مواردیكه اشتباه ناشی از عدم علاقه و مراقبت كاركنان روزنامه ناشر آگهی است در وحله اول مراتب را بدفتر روزنامه كتباً تذكر دهند و چنانچه با وصف تذكر كتبی باز هم وقوع
اشتباهات ناشی از عدم دقت كاركنان روزنامه تكرار شود، چگونگی را برای اقدام لازم، ولدی الاقتضاء قطع سهمیه روزنامه مربوط به مركز گزارش دهند.۵- رؤسای واحدهای ثبتی نیز موظفند علاوه بر مراقبت و نظارت و كنترل مستمر درآخر هر ماه دفتر مزبور را رسیدگی و كنترل نمایند
تا صفحات آنها بطور منظم نوشته شده و از هر یك جهت تكمیل و مصون از هرگونه اشتباه و تأخیر در كار و نقص باشد. بنحوی كه بتواند ملاك عمل و اقدام قانونی قرار گیرد، چنانچه ضمن بررسی ماهیانه نواقصی مشاهده نمایند فوراً در رفع آن اقدام مقتضی را معمول دارند، ضمناً در
پایان هر سال نیز روزنامه های حاوی آگهیهای ثبتی و اجرائی را بطور جداگانه مجلد نموده در بایگانی نگهداری و حفاظت نمایند تا با این اقدام مشكلات مربوط به اشتباهات و عدم دسترسی به آگهیها و روزنامه های مربوط كه در سالهای گذشته مبتلا به اكثر ادارات ثبت بوده بكلی رفعه گردد.بخشنامه ۳۷۵۸/۳-۲۸/۶/۵۳
۲۸۳
دفتر آگهی های ثبتی و اجرائی
بند ۲۸۳- با توجه به اینكه نمونه دفتر آگهیهای ثبتی و اجرائی از طریق اداره كارپردازی تهیه و ارسال شده و در بخشنامه مزبور تذكر داده شده است كه برای ثبت وكنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی یكنفر و برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی یكنفر
از كارمندان خود را با صدور ابلاغ كتبی علاوه بر وظائف منصوب نمائید، بدیهی است با توجه بشرح وظائف كارمندان اصلح این است كه در مورد ثبت و كنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی ابلاغ لازم بمسئول بایگانی و اجراء داده شود و در صورتیكه مدیر بایگانی بعلت كثرت كار قادر به
انجام آن نباشد این وظیفه به دیگری محول شود، در هر حال باید كاملاً مراقبت شود كه مفاد بخشنامه شماره ۳۷۵۸-۲۸/۶/۱۳۵۲ دقیقاً اجرا گردد.بخشنامه شماره ۳۳۲/۳-۲۲/۱/۵۶
۲۸۴
تعیین مسئول آگهی های ثبتی
بند ۲۸۴- براسس ضوابط مقرر در روش تنظیم و نشر آگهیهای وزارت دادگستری و ادارات تابعه، ادارات ثبت مكلفند یكنفر از كارمندان خود را كه از هر جهت شایستگی داشته و مورد اعتماد باشد با صدور ابلاغ داخلی برای انجام وظظایف مربوط به آگهیهای ثبت آنجا تعیین و رونوشت ابلاغ صادره را به دایره آگهیهای سازمان ثبت ارسال دارند.بند ۳۹۰ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹
۲۸۵
طرز ارسال آگهای به روزنامه و درج آن
بند ۲۸۵- الف: چنانچه روزنامه ناشر آگهیهای ثبی و اجرائی در مقر ثبت محل باشد باید آگهیهای مذكور با دفتر رسید و در غیر اینصورت با پست سفارشی به روزنامه مربوطه ارسال شود.ب: روزنامه ناشر بایستی آگهیها را در صفحات اصلی روزنامه درج و در سرلوحه یا پئین صفحه اول شماره صفحات روزنامه را قید و از چاپ و درج آگهیهای مزبور در صفحات لائی روزنامه خودداری و آگهیها را در موعد قانونی كه در خود آگهی تعیین شده درج و منتشر كند.بند ۳۹۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال ۴۹
۲۸۶
درج تاریخ انتشار نوبت اول آگهی در نوبت بعد
بند ۲۸۶- در آگهی های نوبتی و اجرائی باید تاریخ انتشار نوبت اول كه مبدأ اعتراض است در نوبت بعدی هم قید شود.بند ۳۹۳ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹
۲۸۷
آگهی الصاقی
بند ۲۸۷- آگهیهای ثبتی به ترتیبی كه در آئیننامه های مربوطه مقرر شده بایستی در تاریخ های مندرج در آگهی اماكن مربوطه الصاق و منتشر گردد یكنسخه از آگهیهای الصاقی نوبتی و تحدیدی را به ادارات دارائی- راه- منابع طبیعی و آب و برق و اوقاف و سازمان زمین و شهرداری و تعاون روستائی و هیئتهای هفت نفری و در مورد ارتش در شهرستانها به پادگان های نظامی و در تهران به اداره مهندسی ارتش ارسال دارید.بند ۳۹۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹
۲۸۸
تطبیق آگهی پس از انتشار
بند ۲۸۸- ادارات و دوایر ثبت منتشر كننده آگهی های نوبتی مكلفند بمحض انتشار آگهیهای نوبتی در مقام تطبیق آن برآمده چنانچه به اشتباهی برخورد نمایند اشتباه مزبور را در پرونده ثبتی مربوطه ثبت كرده هر استعلامی كه از دفاتر و بانكها میرسد ضمن اعلام جریان ثبتی اشتباه را هم یادآور شده و در رفع اشتباه مزبور هم چنانچه در حدود اختیارات مفوض باشد در حوزه ثبتی مربوطه والا با گزارش به هیئت نظارت ثبت منطقه اقدام و موارد اشتباه را چنانچه ناشی از عمل روزنامه باشد از حق الدرج وی كسر و چنانچه ناشی از
عمل كارمند مربوطه باشد. مراتب را جهت پیگرد وی گزارش نمایند و در مورد آگهیهای اجرائی نیز مراتب را رعایت كنند.بند ۳۹۵ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹
۲۸۹
آگهی تحدیدی اختصاصی
بند ۲۸۹- پس از انتشار آگهی تحدیدی عمومی یك قطعه و با یك بخش نسبت به شماره هائی كه تعیین حدود نشده انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی به تقاضا و به هزینه متقاضی مانعی ندارد ولی اگر اشخاص متعددی درخواست انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی نسبت بشماره
های یك قریه یا یك قطعه یا یك بخش بنمایند رعایت شماره ترتیب همان قریه و قطعه یا بخش لازم است.بند ۳۶۴ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال ۴۹
۲۹۰
انعكاس عبارت آگهیهای ثبتی در پرونده
بند ۲۹۰- بمحض انتشار آگهیهای نوبتی و تحدیدی در روزنامه مدیر یا مسئول بایگانی مكلف است عبارت آگهیها را استخراج و روی اظهارنامه ثبتی با قید شماره و تاریخ و اسم روزنامه ناشر منعكس و ذیل آنرا امضاء نموده به مهر بایگانی ممهور كند.بند ۳۹۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹
۲۹۱
ارسال یك نسخه آگهی به اداره كل مطبوعات – وزارت ارشاد
بند ۲۹۱- هنگام پرداخت حق الدرج هر یك از آگهیها كه برای درج و انتشار ه روزنامه داده اید علاوه بر نسخ مورد احتیاج خود یك نسخه اضافه از روزنامه مطالبه و همراه با برگ گواهی صحت درج آگهی مستقیماً به اداره
كل مطبوعات وزارت ارشاد ارسال دارید.بند ۳۹۸ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ (اصلاحی).
۲۹۲
نحوه قید آگهی های ثبتی در صورتمجلس تحدیدی و مجلد نمودن آگهیهای نوبتی و تحدیدی
بند ۲۹۲- غالباً ملاحظه میشود كه واحدهای ثبتی بعلت مفقود شدن آگهیهای نوبتی و تحدیدی یا عدم امضای مالك و یا نماینده و مسئول ثبت ذیل اظهارنامه های ثبتی و یا عدم ثبت بموقع برگ تحدید حدود برای ادامه عملیات ثبتی مواجه با مشكل گردیده مبادرت به مكاتبه مینمایند، اقتضا دارد برای پیشگری از بروز این نوع معضلات كه بعلت عدم توجه بموقع مأمورین واحدهای ثبتی حادث میگردد بنكات زیر دقیقاً توجه نموده بموقع اجراء بگذارند:۱- علاوه بر دقت كافی در جمع آوری آگهیهای مربوطه و مجلد نمودن آنها هنگام عملیات تحدید حدود نماینده محدود مكلف است شماره آگهیهای نوبتی و تحدیدی ونام روزنامه مربوطه را در بالای صورتمجلس تحدید با ذكر عبارت آگهی و تصریح صحت و سقم انتشار آگهیها قید نماید تا در مواقع لزوم امكان مراجعه بروزنامه مربوطه و اخذ عین یا رونوشت آگهیها میشر گردد.۲- صورتمجلس تحدید حدود را نماینده ثبت مكلف است حداكثر یك هفته پس از عملیات تحدید بضمیمه نقشه ترسیمی نقشه بردار و پیش نویس سند مالكیت به ثبت محل گزارش نماید تا پس از ملاحظه مسئول ثبت و صدور دستور مقتضی در دفتر اندیكاتور ثبت گردد. در زمینه صورتمجلس تحدیدی كه در پرونده های ثبتی موجود، ولی ثبت دفتر اندیكاتور نشده است با مراجعه بسوابق و احراز اینكه صورتمجلس تحدیدی تكراری نبوده و آگهی تحدیدی آن منتشر شده صورتمجلس تحدیدی را ثبت دفتر اندیكاتور نموده، نسبت به ادامه عملیات ثبتی با رعایت مقررات اقدام نمایند بدیهی است گواهی بایگان و مسئول بایگانی هر واحد ثبتی كافی برای احراز عدم وجود صورتمجلس تحدیدی مكردد میباشد.۳- برای تكمیل اظهارنامه های ثبتی از نظر امضاهای ذیل ان همواره با مطالعات لازم و احراز واقعیات امر اظهارنامه ها
را تكمیل و از این نظر رفع نقص نمایند. ضمناص كارپردازی سازمان ثبت نسبت به تهیه برگ تحدید حدود بكیفیتی كه حاوی مطالب چاپی فراز یك این بخشنامه باشد اقدام خواهد نمود ولی تا وصول برگ تحدید حدود نمایندگان محدد مكلفند در بالای صورت مجالس تحدیدی مطالب مورد نظر را
خطی قید نمایند با این ترتیب واحدهای ثبتی نسبت بموارد فوق حق استعلام جدید از مراجع ذیصلاح كه موجبات تعاطی مكاتبات و اتلاف وقت مأمورین و سرگردانی متقاضیان را موجب میگردد، ندارند تخلف از مدلول بخشنامه موجبات پیگرد قانونی تخلف را فراهم خواهد نمود.بخشنامه شماره ۴۱۹۴/۳-۲۰/۶/۵۴
۲۹۳
مجلد نمودن آگهی های نوبتی و تحدیدی
بند ۲۹۳- ادارات و دوایر ثبت مكلفند یك نسخه از روزنامه نشر آگهیهای نوبتی و تحدیدی را جمع آوری و آخر هر سال مجلد نموده و در بایگانی نگاهداری نمایند، بهرحال صدور سندمالكیت را به عذر عدم دسترسی به آگهیهای نوبتی نباید بعهده تأخیر انداخت و ادارات ثبت موظفند بهر طریق كه میسر است در بدست آوردن آگهی خواه از طریق مراجعه به پرونده هائی كه در گذشته اسناد مالكیت آنها صادر شده و خواه از طریق مراجعه به دفتر روزنامه و یا مكاتبه با ادارات ثبت همجوار و كسب اطلاعات لازم در حل این معضل اقدام نمایند و چنانچه با استفاده از همه امكانات در بدست آمدن آگهیها توفیق حاصل نشود و انتشار آگهی با توجه به پرونده هائی كه در گذشته اسناد آنها صادر شده و پیش نویسهای موجود و سایر قرائن انتشار آگهی بنظر رئیس واحد مربوطه محرز و مسلم باشد بنا به اصل صحت چون عدم دسترسی دلیل عدم انتشار نیست در حدود مقررات در ادامه عملیات ثبتی اقدام نمایند و در گذشته هم آرائی بهمین نحو از هیئت نظارت سابق صادر و بموقع اجراء گذارده شده است.بخشنامه شماره ۷۸۸/۳-۸/۲/۵۴